Privacyverklaring
1. Wie wij zijn
Cleverdevelopment B.V., Piacenzastraat 3, 5262 JX Vught, KvK 82072957. Voor vragen over privacy: info@cleverstone.nl, onder vermelding van "privacy". Wij hebben geen functionaris gegevensbescherming; dat is voor onze organisatie niet verplicht.
2. Welke gegevens, waarvoor en op welke grond
Wij verhuren bedrijfsruimte aan ondernemingen. Gegevens over een onderneming zijn op zichzelf geen persoonsgegevens, maar de gegevens van contactpersonen, eenmanszaken en tekenbevoegden wel. Daar gaat deze verklaring over. Wij vragen in fasen: bij een eerste aanvraag zo min mogelijk, pas bij een concreet huurvoorstel de stukken die nodig zijn voor de toetsing.
| Wanneer | Gegevens | Doel | Grondslag |
|---|---|---|---|
| Aanvraag via de website of e-mail | Bedrijfsnaam, naam contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer, optioneel KvK-nummer, gewenste ruimte en ingangsdatum, omschrijving van het beoogde gebruik | Contact opnemen, bezichtiging plannen, aanvraag beoordelen | Precontractuele fase (art. 6 lid 1 sub b AVG); gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van zakelijke aanvragen (sub f) |
| Huurvoorstel en toetsing | Uittreksel Handelsregister, naam en functie van de tekenbevoegde, inzage in identiteitsbewijs (geen kopie), jaarcijfers of andere onderbouwing van de financiële draagkracht, gegevens over de activiteiten | Beoordelen of de activiteiten binnen de bestemming passen en of de onderneming aan de huurverplichtingen kan voldoen | Precontractuele fase (sub b); gerechtvaardigd belang bij een betrouwbare huurder (sub f) |
| Tijdens de huur | Contact- en factuurgegevens, bankrekeningnummer, huurbetalingen, correspondentie, meldingen en onderhoud, meterstanden, opleveringsrapporten met foto's, gegevens over de zekerheidstelling | Uitvoeren van de huurovereenkomst, facturatie, administratie, wettelijke verplichtingen | Uitvoering overeenkomst (sub b); wettelijke verplichting (sub c), waaronder de fiscale bewaarplicht |
| Contact via e-mail of telefoon | Uw contactgegevens en de inhoud van uw bericht | Beantwoorden van uw vraag of klacht | Gerechtvaardigd belang (sub f) |
Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens en gebruiken geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering. Een kredietwaardigheidscheck via een externe partij doen wij alleen na voorafgaande mededeling aan u.
3. Bewaartermijnen
- Aanvragen die niet tot een huurovereenkomst leiden: maximaal zes maanden na het laatste contact, tenzij u ons vraagt uw gegevens langer te bewaren voor een volgende ruimte (bijvoorbeeld de verdieping).
- Huurders: gedurende de huurovereenkomst en daarna zolang nodig voor de afwikkeling; gegevens met fiscale relevantie (facturen, huurbetalingen, afrekeningen) zeven jaar op grond van de fiscale bewaarplicht.
- Overige correspondentie: maximaal twee jaar na het laatste contact.
4. Met wie wij gegevens delen
Wij verkopen geen gegevens en delen ze alleen als dat nodig is:
- met onze IT-leveranciers voor e-mail, opslag en administratie (verwerkers, met wie wij een verwerkersovereenkomst hebben en die gegevens binnen de EER opslaan of onder passende waarborgen);
- met onze accountant of boekhouder voor de administratie;
- met de gemeente, Belastingdienst of andere overheden als de wet dat vereist;
- met een onderhoudsbedrijf of installateur voor zover nodig voor werkzaamheden aan de gehuurde ruimte (naam, telefoonnummer);
- met een incassobureau, gerechtsdeurwaarder of advocaat als een vordering onbetaald blijft of een geschil ontstaat.
5. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen (https), toegang op basis van noodzaak, tweestapsverificatie op onze systemen en periodieke back-ups. Stukken die u ons voor de toetsing verstrekt, bewaren wij niet langer dan nodig en verwijderen wij na afloop definitief als er geen huurovereenkomst tot stand komt.
6. Cookies en website
Deze website plaatst geen cookies en gebruikt geen analytics-, advertentie- of socialmedia-diensten. Er is daarom geen cookiebanner. Lettertypen worden vanaf onze eigen server geladen. Bij het bekijken van de kaart worden kaarttegels opgehaald bij PDOK (Publieke Dienstverlening Op de Kaart, een dienst van de Nederlandse overheid); daarbij ontvangt PDOK uw IP-adres, zoals bij ieder webverzoek. Onze webserver bewaart technische logbestanden (IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina) maximaal veertien dagen voor beveiliging en foutopsporing.
Het aanvraagformulier opent uw eigen e-mailprogramma met de ingevulde gegevens; die gegevens worden niet op onze webserver opgeslagen. Uw e-mail komt binnen in ons zakelijke postvak.
7. Uw rechten
U heeft het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en het recht om bezwaar te maken tegen verwerkingen op grond van gerechtvaardigd belang. Stuur uw verzoek naar info@cleverstone.nl; wij reageren binnen een maand. Om zeker te weten dat het verzoek van u komt, kunnen wij aanvullende identificatie vragen. Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
8. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met versienummer en datum bovenaan.